Wir sind Schönberg – Die Patientenaufnahme und die Patientenadministration

Erste Anlaufstelle: Die Patientenaufnahme‍

Die Patientenaufnahme ist für viele der erste Kontakt mit der Klinik Schönberg – sei es telefonisch, per E-Mail oder persönlich am Empfang. Hier laufen täglich unzählige Informationen und Anliegen zusammen: An Spitzentagen gehen über 100Anrufe ein, parallel dazu werden Patientinnen und Patienten empfangen, Austritte koordiniert oder Rückfragen von Besuchenden beantwortet.
Trotz des hohen Tempos steht eines im Zentrum: ein freundlicher, professioneller Empfang. Gerade Menschen, die direkt aus dem Spital zu uns kommen, sind manchmal aufgeregt. Deshalb ist es im Team wichtig, mit einem offenen Ohr und Fingerspitzengefühl auf jede einzelne Person einzugehen – auch wenn die Zeit oft knapp ist.

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Im Hintergrund aktiv: Die Patientenadministration‍

Weniger sichtbar, aber genauso zentral ist die Arbeit der Patientenadministration. Hier wird im Hintergrund organisiert, koordiniert und sichergestellt, dass jeder stationäre Aufenthalt reibungslos und korrekt abläuft.
Das Team prüft Kostengutsprachen, plant die Bettendisposition, koordiniert mit Ärztinnen und Ärzten, Versicherungen und zuweisenden Stellen und sorgt so dafür, dass alle Voraussetzungen für einen Eintritt erfüllt sind. Auch spezielle Fälle wie Auslands- und Unfallversicherungen sowie Kuraufenthalte werden hier sorgfältig abgeklärt.

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Wenn alles passt: Der ideale Ablauf‍

Am besten läuft es in der Patientenadministration, wenn die medizinischen Unterlagen vollständig, die Kostengutsprache vorhanden und die Bettendisposition geklärt ist und keine Zusatzabklärungen oder Verschiebungen notwendig sind.
In der Patientenaufnahme läuft es am besten, wenn die Austritte und die Eintritte zeitlich gut verteilt sind. Solche Tage sind selten – aber umso schöner.‍

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Herausforderungen mit Übersicht meistern ‍

In der Patientenaufnahme ist der Alltag geprägt von ständigem Wechsel: Während am Empfang Patientinnen und Patienten ankommen, klingelt das Telefon oft ohne Pause. Besonders herausfordernd wird es, wenn mehrere Eintritte gleichzeitig stattfinden, parallel Besuchende betreut werden möchten und interne Anfragen dazukommen. In solchen Momenten ist Multitasking gefragt – und die Fähigkeit, den Überblick zu behalten. Freundlichkeit und Ruhe zu bewahren, auch wenn es hektisch wird, gehört selbstverständlich dazu!

In der Patientenadministration entstehen die grössten Herausforderungen, wenn kurzfristige Annullationen oder Verschiebungen eintreffen oder zusätzliche Abklärungen mit Ärztinnen, Ärzten oder Versicherungen nötig sind. Auch Isolationen oder besondere Versicherungssituationen erfordern schnelles Handeln und sorgfältige Koordination. Entscheidend sind hier eine strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Zeitmanagement.‍

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Zusammenarbeit mit Zuweisenden: Vertrauen, Verlässlichkeit und Offenheit‍

Für das Team der Patientenaufnahme ist das gegenseitige Vertrauen mit den zuweisenden Spitälern besonders wichtig. Wenn eine Anmeldung bei uns eingeht, verlassen sich die Zuweisenden darauf, dass wir den entsprechenden Platzreservieren – und wir wiederum, dass der Patient oder die Patientin auch tatsächlich eintrifft. Diese Verlässlichkeit ist essenziell, damit der Aufnahmeprozess funktioniert. Genauso wichtig ist ein respektvoller und offener Umgang.

Auch das Team der Patientenadministration betont, wie wichtig ein zuverlässiger und partnerschaftlicher Austausch mit zuweisenden Stellen ist – sei es mit Spitälern, Arztpraxen oder Versicherungen. Über die Zeit entstehen oft eingespielte Kontakte, die zwar meist telefonisch oder per E-Mail ablaufen, aber dennoch persönlich und vertrauensvoll sind. Gegenseitiges Verständnis für die jeweiligen Abläufe, eine konstruktive Fehlerkultur und Respekt sind die Basis dafür, dass auch komplexe Fälle oder kurzfristige Änderungen gut koordiniert werden können.

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